Underhållsplan – Ett viktigt verktyg

Fakta om underhållsplanering

• Underhållsplanen beskriver fastighetens underhållsbehov över tid

• Beskriver vad som behöver utföras

• När det skall utföras

• Vad det beräknas att kosta

• En underhållsplan omfattar i regel 10-30 år

Fastigheten är en bostadsrättsföreningens största tillgång.

En bostadsrättsförenings styrelse har ett stort ansvar att förvalta föreningens tillgångar.
Genom att planera underhåll och drift väl hålls fastighetens funktioner i gott skick och det ekonomiska värdet bevaras eller till och med ökar.

Det finns ingen lag som kräver att man tar fram en underhållsplan men flertalet lagtexter antyder att en sådan bör finnas.
Idag så framhävs vikten av en skötsam ekonomi och kontroll över verksamheten genom en väl bearbetad underhållsplan.
De allra flesta banker och revisorer ser idag underhållsplanen som det viktigaste dokumentet för att balansera ekonomin och finansiering av fastigheten.

Underhållsplanering – Ett bra verktyg för styrelsen

Varför behöver man en underhållsplan?

Vi skall ge er några hintar!

• En underhållsplan ger styrelsen ett bra verktyg för att driva fastigheten med ett planerat underhåll.
• Underhållsplanen ger en fingervisning på kommande kostnader i fastigheten,
• Underhållsplanen är ett enkelt sätt att föra kunskap vidare till nästa generation i styrelsen.
• Underhållsplanen underlättar för styrelsen att följa upp underhållsbehovet kontinuerligt, utföra förebyggande åtgärder och hålla fastigheten i gott skick.

Vad är en underhållsplan?

• Den beskriver fastigheten, när och var underhåll ska utföras samt kostnaderna för arbetet.
• Underhållsplanen är en sammanställning över fastighetens olika byggnadsdelar och de renoveringsåtgärder som föreningen planerar att genomföra
• Planen visar en teknisk del och en beräknad kostnad för åtgärd och bör sträcka sig cirka 10-30 år framåt i tiden.
• Underhållsplanen är ett levande dokument som bör uppdateras årligen inför budgetarbetet

Underhållsplanen – Struktur och omfattning  

– Underhållsplanen är till stor hjälp för styrelsen när de ska identifiera vilket underhållsbehov som finns, när åtgärder ska ske och ungefär vad de kommer att kosta.

Planen bör inte vara alltför detaljerad och styrelsen måste fundera igenom vilken struktur underhållsplanen ska ha.
Vår rekommendation är att man bör lägga upp en plan på 20 år, men många väljer att lägga en plan på både 10 och 30 år.

Om fastigheten är större så bör man även fundera på att strukturera underhållsplanen så att den är indelad t.ex. per huskropp eller trappa etc.

Beräkning avsättning framtida underhåll i underhållsplanen

Den tekniska delen av underhållsplanen underlättar för styrelsen att följa upp underhållsbehovet kontinuerligt samt utföra förebyggande åtgärder och hålla fastigheten i gott skick.
Den ekonomiska delen handlar om att göra det möjligt att beräkna vilket månadsavgiftsuttag som krävs för att kunna utföra framtida underhåll.
Det betyder i praktiken att man kostnadsberäknar alla underhållsåtgärder som planeras inom en 20-årsperiod och fördelar kostnaden på dessa 20 år.

– Principen är att de som bor i huset ska betala för slitaget som i praktiken uppkommer under tiden som man bor där.

För fastighetens ekonomi och underhåll så bör alltså alla boende vara med och betala en månatlig avgift för ett framtida underhåll. Om det inte görs avsättningar för framtida underhåll, innebär det att en lägenhetsinnehavare som sliter på en hiss och avloppsstammar kanske i 20 år och sedan flyttar, inte betalar någonting för det yttre underhållet.

Undvik alltför detaljerad underhållsplanering

Undvik en alltför detaljerad underhållsplan

Eftersom underhållsplanen både innehåller planerade åtgärder och kostnader för dessa, skapar det en trygghet och en stabilitet i föreningen, som både styrelsen och medlemmarna mår bra av.

En alltför detaljerad plan gör styrelsens arbete onödigt svårt och tungrott.

I underhållsplanen så bör man fokusera på de stora byggnadsdelarna och tunga kommande investeringar som kan planeras.

Löpande mindre arbeten som målning av plank, justeringar av dörrar eller byte av blandare etc. behöver inte stå med i en underhållsplan för periodiskt underhåll, dessa löpande underhållsdetaljer kan man ta upp med en samlad kostnadspunkt för löpande underhåll för de olika byggnadsdelarna.

Dock så bör man parallellt ha en plan för det löpande underhållet. Det kan vara t.ex. att man skall motionera stamventiler en gång om året, eller att måla cykel förråd, justera och olja dörrarna vartannat år, och spola stammarna vart femte år.

Underhåll av detaljer som att byta en t.ex. dålig blandare utförs vid behov.

​Bevara kunskapen om fastigheten

Tänk på att föra anteckningar om era åtgärder och bevara dokumentation som t.ex. fakturor, entreprenadhandlingar samt ritningar tryggt men samtidigt lättåtkomligt för kommande generationer.

Det är väldigt viktigt att tillvarata på den kunskap och information man har om fastigheten. En fastighet med flera bostäder och där folk dessutom flyttar in och flyttar ut i en viss omfattning gör att det är svårare att behålla historik och kunskap om fastigheten.

Så uppgiften att hålla fakta aktuella, hålla koll på underhållsläget och planerade åtgärder är tämligen komplex.

Grunder för en underhållsplan

Grundprincipen för att upprätta en underhållsplan är ganska enkel:
Byggnaderna behöver inventeras ordentligt, de skall mätas och befintliga installationer dokumenteras och mängder och ytor noteras.

Ha även med er historiken, som t.ex. när utfördes den senaste bytet eller renoveringen av en viss installation eller byggnadsdel.

Varje punkt som tas upp i underhållsplanen värderas utifrån erfarenhetsmässiga antaganden samt teoretiska värden om hur lång tid det är kvar innan maskiner, fönster, fasader, golv med mera bör bytas ut.

En bra underhållsplan blickar ofta långt fram i tiden.

Detaljeringsgraden bör vara störst för de närmaste fem åren, men underhållsplanen beskriver också åtgärder som beräknas genomföras om kanske 10-30 år berörs.

Underhållsplanen är ett levande instrument

En underhållsplan bör regelbundet uppdateras efter att åtgärder har utförts.
Men det är även så att man kan prioritera om åtgärder i sin underhållsplan

Att estimerat ett underhåll att utföras om 7 eller 15 år betyder inte att det är skrivet i sten, en omprioritering, uppdatering eller en ny statusbesiktning kan innebära att man kan skjuta på ett underhåll eller tidigarelägga en underhållsåtgärd.

Hur skall man läsa underhållsplanen

Alla som upphandlat stora entreprenader, som till exempel fasadarbeten eller takomläggningar, vet att offertpriserna kan variera mycket – det är inte ovanligt att det kanske skiljer 20-50 % mellan olika seriösa företag.

Att då med exakthet uttala sig om kommande kostnader 10–20, eller 30 år fram i tiden är mycket osäkert. Men som utgångspunkt för planering och budgetering är de utmärkta och varje seriös kostnadsberäkning är bättre än inget alls.

Kom ihåg varför man gör en underhållsplan. Dels är det för att planera kommande åtgärder, MEN det är även för beräkna kostnader så att man i stunden kan fördela rimliga kostnader på de boende för det slitage i huset som de faktum medför då de är boende i huset.

Sedan är det ju så att underhållsplanen skall uppdateras löpande och då uppdateras även de beräknade kostnaderna vartefter så att dessa följer med i tiden.

Underhållsplanen är inte en finansieringsplan

Man skall INTE se underhållsplanen som en finansieringsplan. Frågan om huruvida de kommande underhållsåtgärderna ska bekostas genom lån eller från den egna kassan är en helt annan fråga, men planen ger en bra utgångspunkt för att diskutera hur föreningens framtid ska se ut de kommande åren.

Fördelar med underhållsplan

• Underhållsplanen är en bra checklista för styrelsens årliga genomgång av huset.
  Den ger en bild om huruvida huset åldras i den takt som antagits, och underlag för vad som ska, eller kanske inte ska genomföras framöver.
• Underhållsplanen är också ett hjälpmedel i det som kanske är fastighetens största problem, nämligen dokumentation och kontinuitet.
• Ledamöter i bostadsrättsföreningarnas styrelser kommer och går, och det kan vara svårt att klara överlämningen av kunskap och erfarenheter på ett bra sätt.
  Kunskapen om vad som faktiskt gjorts och inte gjorts med huset är viktigt för varje ny styrelse.
• Slutligen är underhållsplanen också ett bevis på att föreningen verkligen vill tänka efter före. För både medlemmarna och presumtiva köpare i föreningen är det viktigt veta att förenings ekonomi och underhåll är av en viss karaktär.

TIPS – Så lyckas ni med underhållsplanen

• Se underhållsplanen som ett levande dokument och håll den uppdaterad
• Gör inte underhållsplanen för detaljerad. Fokusera på stora åtgärder
• Planera en större statuskontroll av byggnaderna minst en gång vartannat år, gärna inför budgetarbetet så ni kan stämma av er underhållsplan.
• Om möjligt – genomför flera underhållsinsatser på samma gång. Genom en gemensam upphandling kan ni spara pengar.
• Ta hjälp! AKTIVI har experter på underhållsplanering som kan hjälpa er.