Underhållsplan – Viktigaste dokumentet

En underhållsplan är styrelsens viktigaste verktyg 

Vad behöver man tänka på?

Fakta om underhållsplanering

• Underhållsplanen beskriver fastighetens underhållsbehov över tid

• Beskriver vad som behöver utföras

• När det skall utföras

• Vad det beräknas att kosta

• En underhållsplan omfattar i regel 10-30 år

Fastigheten är en bostadsrättsföreningens största tillgång.

En bostadsrättsförenings styrelse har ett stort ansvar att förvalta föreningens tillgångar.
Genom att planera underhåll och drift väl hålls fastighetens funktioner i gott skick och det ekonomiska värdet bevaras eller till och med ökar.

Det finns ingen lag som kräver att man tar fram en underhållsplan men flertalet lagtexter antyder att en sådan bör finnas.
Idag så framhävs vikten av en skötsam ekonomi och kontroll över verksamheten genom en väl bearbetad underhållsplan.
De allra flesta banker och revisorer ser idag underhållsplanen som det viktigaste dokumentet för att balansera ekonomin och finansiering av fastigheten.

Vad är en underhållsplan

En underhållsplan hjälper en fastighetsägare eller bostadsrättsförening att beskriva en byggnads behov av underhåll.
Den är ett viktigt verktyg både i den ekonomiska och tekniska förvaltningen över tid. Alla fastighetsägare och bostadsrättsföreningar bör ha en långsiktig underhållsplan för att säkra fastighetens välmående.

Underhållsplanen beskriver fastigheten, hur och när åtgärder ska genomföras och vad de kommer att kosta. Vanligtvis omfattar en underhållsplan 10 – 30 år, ibland upp till 50 år framåt i tiden.
Generellt sett gäller att ju längre tid underhållsplanen överblickar, desto större kontroll får man över framtida underhållskostnader. Underhållsplanen visar vad för underhållsåtgärder som behöver utföras i fastigheten, när det ska göras, samt hur mycket det beräknas att kosta.

Det är endast de planerade underhållsbehoven som tas med i en underhållplanering av bygganden som renoveringar av olika slag som fasader, planerade stambyten, relining av avloppstammar, fönsterbyte etc. och liknande åtgärder. Det ingår alltså inte löpande underhåll och reparationer av mindre karaktär eller oförutsedda händelser som vattenskador eller dylikt.

Planerat underhåll ska alltså inte förväxlas med investeringar eller löpande underhåll. En investering är en åtgärd som höjer fastighetens nuvarande standard medan löpande underhåll är andra typer av mindre åtgärder som till exempel målning staket, olja dörrarna, byta glödlampor och småreparationer samt löpande service.

Med en underhållsplan får du en samlad bild av vad din fastighet behöver. Den här guiden riktar sig till dig som bor eller sitter i styrelsen för en bostadsrättsförening eller är fastighetsägare.

Det gäller att förvalta sin fastighet så att den inte förfaller och förlorar sitt värde. En bra underhållsplan är oerhört viktig för en brf som är mån om sin fastighet.

Underhållsplanen hjälper bostadsrättsföreningen att planera och strukturera förvaltningen. Den sparar också pengar åt föreningen eftersom akutåtgärder undviks och underhållsåtgärderna kan samordnas på ett effektiv sätt.

Varför en underhållsplan

En bra underhållsplan ligger till grund för förvaltningen och hjälper fastighetsägaren att ha koll på alla delar i en byggnad samt kommande planerade renoveringsbehov. Då förstår ni säkert att en underhållsplan hjälper bostadsrättsföreningen att spara pengar eftersom man lättare undviker akuta och kostsamma underhållsåtgärder. När ni planerar åtgärder i förhand kan de ofta samordnas på ett effektivare sätt.
Underhållsplaneringen förenklar även möjligheten att sprida ut underhållskostnader på en längre period och kan användas som underlag för beslut om hur mycket pengar som måste sättas av varje månad för underhåll.

Det är viktigt att förstå att de boende gemensamt sliter på byggnaden och dess installationer.
Därför bör de som idag bor i fastigheten vara delaktiga i den avsättning av medel som krävs över tid för att underhålla och renovera byggnaden framgent.
Man bör beräkna och ta ut en avgift som är tillräcklig för att täcka framtida underhållsåtgärder.

I en byggnad finns det många beståndsdelar: byggnadsdelar, material, installationer, markytor med flera. Varje byggdel eller installation har olika underhållsbehov och livslängd. Om man som fastighetsägare endast genomför renoveringar vid akutsituationer så skapar man sig ofta stora problem och det beteendet tenderar till ganska dyra insatser.

Det lönar sig att vara proaktiv i sin förvaltning, man behöver planera och se problemen och kostnaderna före det att själva problemet uppstår. Om vi som exempel tar ett trapphus eller en fasad så behöver det underhållas regelbundet och åtgärdas innan det går för långt, har man otur så kan en dåligt underhållen byggnadsdel skapa andra kostsamma påföljder för byggnaden som t.ex. vattenläckage och fuktskador.
Bra underhåll lönar sig i längden

Man riskerar stora kostnader onödiga extrakostnader för fukt och mögelsanering. Kanske även och renovering av tredje parts boende eller lokal i fastigheten. Sedan så riskerar man naturligtvis en försämrad boendemiljö som påföljd i fastigheten, vissa skador och problem tar det ibland tid innan man upptäcker, så mycket kan hända.

Uteblivet underhåll av fastigheten kan få väldigt stora och dyra konsekvenser.

Fördelar med bra underhållsplanering

Varför är det viktigt med en bra underhållsplan

Fördelar med en bra underhållsplan

Underhållsplanen hjälper en bostadsrättsförening att planera in kommande underhåll och kostnader men den hjälper även styrelsen att föra vidare kunskap om fastigheten när ledamöter byts ut.
Har man även historik på utförda åtgärder i fastigheten kopplade till entreprenadkontrakt och fakturor till de entreprenörer som utfört arbeten i fastigheten har man vunnit mycket.

Utan en underhållsplan och uppskattade kostnader för underhåll blir det svårt för styrelsen att ta ut korrekta avgifter från medlemmarna, vilket i sin tur riskerar leda till att boende får betala för höga eller låga avgifter. En underhållsplan fungerar även som ett bra underlag för kommunikation till föreningens medlemmar när exempelvis avgiften måste höjas.

En bra underhållsplan leder oftast till att en fastighet är i bra skick och trivsam att leva i, vilket har fördelar så som:

• Man kan förutse underhållsbehov och kostnader
• Man får lägre driftskostnader
• Man får lägre underhållskostnader
• Jämnare slitage och kostnadsutveckling över husets livslängd
• Mer rättvis självkostnad (månadskostnad) för bostadsrättsinnehavare
• Bra kännedom om årligt avsättningsbehov
• Man kan planera underhållsåtgärder
• Bättre och jämnare avgiftsutveckling
• Ökad kreditvärdighet
• Lägre försäkringspremier
• Högre marknadsvärde på fastighet och lägenheter
• Fördelaktigare lånevillkor och ränta
• Mindre risk för plötsliga avgiftshöjningar orsakade av dyra akuta reparationer

Genom en bra underhållsplan minskar även tiden som styrelseledamöter måste lägga på styrelsearbete.

Underhållsplanens ändamål

Underhållsplaneringens ändamål är att ge bostadsrättsföreningen möjlighet att vara förberedda inför framtida underhållsbehov och de åtgärdskostnader de medför. Underhållsplanen gör det även betydligt enklare att sprida ut kostnaderna och planera för underhållet över en längre period. När styrelsen eller fastighetsägaren känner till den årliga snittkostnaden för underhållet vet de även hur mycket pengar som behöver avsättas till underhållsfonden på kort respektive lång sikt. Genom att planera och budgetera för underhållet i god tid blir det enklare för bostadsrättsföreningen att ha en jämnare boendekostnad för sina medlemmar, och dessutom spara pengar på sikt.

Onödiga lån eller plötsliga avgiftshöjningar kan undvikas. En välgjord underhållsplan minskar dessutom oftast behovet av akuta reparationer och leder därför till lägre kostnader för bostadsrättsföreningen

Underhållsplanen är ett levande instrument

En underhållsplan bör regelbundet uppdateras efter att åtgärder har utförts.
Men det är även så att man kan prioritera om åtgärder i sin underhållsplan

Att estimerat ett underhåll att utföras om 7 eller 15 år betyder inte att det är skrivet i sten, en omprioritering, uppdatering eller en ny statusbesiktning kan innebära att man kan skjuta på ett underhåll eller tidigarelägga en underhållsåtgärd.

Vikten av att ha koll på historiska underhållsåtgärder 

Man kan spara mycket genom att koll på läget och historiska åtgärder i fastigheten. Det är minst lika viktigt att föra över befintlig kunskap och historik till kommande styrelse och generationer.

AKTIVI – Har ni frågor? Vi kan hjälpa er – Klicka här för att komma till vårt kontakt formulär

Estimerade kostnader i underhållsplanen

Alla kostnader som estimeras i en underhållsplan är tagna ifrån olika riktvärden som är fastställda som teoretiska världen samt livslängd på olika byggdelar

Kostnader kan även uppskattas från konsulten utifrån kända kostnads erfarenheter inom olika områden, sedan finns där ju marknadsklimatet att ta hänsyn till, det betyder ju att kostnaderna kan variera lite var man bor någonstans.

Underförstått med detta är att uppskattade kostnader inte är någon exakt vetenskap utan kan variera mycket, speciellt över tid. Så det som idag kostnadsberäknas till x kronor betyder inte att det är det som det kommer att kosta att genomföra en entreprenad, idag, ännu mindre om 10 år. Ni som har upphandlat olika byggnadsarbeten vet att inkomna offerter kan skilja mycket i priset redan dag ett. Men som utgångspunkt för planering i en underhållsplan är de beräknade kostnaderna utmärkta och varje seriöst kostnadsantagande är bättre än inget alls.

Underhållsplanen största värde är dock om vilka byggnadsdelar man kan förvänta sig kommer att behöva underhåll över tid samt vilka kostnader som kan komma att behövas för att bekosta åtgärderna. Det är som ni förstår en svår uppgift att uttala sig om vad en specifik åtgärd kommer att kosta både idag och ännu svårare om 10 eller 20 år.

Men då underhållsplanen naturligtvis uppdateras med jämna mellanrum så kommer de estimerade kostnaderna att uppdateras, och på det viset komma närmare den verkliga kostnaden när underhållet verkligen behöver utföras.

Underhållsplanen är ingen finansieringsplan.

Man skall INTE se underhållsplanen som en finansieringsplan.
OM de kommande underhållsåtgärderna ska bekostas genom lån eller från den egna kassan är en helt annan fråga.

Men underhållsplanen ger en bra utgångspunkt för att diskutera hur föreningens framtid ska se ut de kommande åren. Dessa uppgifter jämförs och värderas utifrån erfarenhetsmässiga antaganden om hur lång tid det är kvar innan maskiner, fönster, fasader, golv med mera måste bytas ut.

Fler fördelar med en bra underhållsplan

• Underhållsplanen är en bra checklista för styrelsens årliga genomgång av huset.
  Den ger en uppfattning om huruvida huset åldras i den takt som antagits, och är ett underlag för diskussionen om vad som ska, eller kanske inte ska genomföras nästkommande år.
• Planen är också ett hjälpmedel i det som kanske är föreningarnas största problem, nämligen dokumentation och kontinuitet.
• Ledamöter i bostadsrättsföreningarnas styrelser kommer och går, och det kan vara svårt att ordna överlämningen av kunskap och erfarenheter på ett bra sätt.
  Kunskapen om vad som faktiskt gjorts och inte gjorts med huset är viktigt för varje ny styrelse.
• Slutligen är underhållsplanen också ett bevis på att föreningen verkligen vill tänka efter före.
  För både medlemmarna och presumtiva köpare i föreningen är det viktigt veta att förening ekonomi är ordnad och att underhållet har en skriven underhållsplan som sköts utav styrelsen.